Samenwerken op afstand in virtuele teams: hoe pak je dat goed aan? En waar zou je als manager of leidinggevende op moeten letten? Uit onderzoek blijkt dat thuiswerken de productiviteit ten goede komt. Maar het is oppassen voor een gebrek aan betrokkenheid. We nemen door hoe slim samenwerken op afstand helpt.
Hoe staat het eigenlijk met samenwerken op afstand anno 2018? Hoe verhouden medewerkers en organisaties zich ertoe, wat zijn de grootste voordelen, en wat is er juist niet prettig aan? Buffer, Workfrom en Hubstaff verzamelden data van 1900 ‘remote workers’ uit meerdere landen – met name medewerkers van marketing- en IT-teams.
“Op afstand samenwerken houdt ons verloop laag.”
De resultaten zijn te lezen in ‘The State of Remote Work 2018 Report’. Opmerkelijk – zo’n 70% van de respondenten werkt ‘de hele tijd’ op afstand. De bevindingen zijn interessant: “Het grootste voordeel van werken op afstand is de mogelijkheid om je schema flexibel in te delen. Daar was 43% van de respondenten het over eens.”
Op de vraag wat juist het grootste struikelblok is, waren het alleen zijn (21%) en het samenwerken en/of communiceren (ook 21%) de meest gegeven antwoorden.
“Voor mij is het duidelijk dat collega’s die op afstand werken langer blijven, harder werken, en een grotere ROI bieden. De vrijheid om te werken waar en wanneer je wil is één van de grootste wensen van veel medewerkers – en het houdt ons personeelsverloop laag,” zegt Dave Nevogt, CEO van Hubstaff. “Ons bedrijf bestaat nu zes jaar en het merendeel van ons oorspronkelijke team werkt nog steeds bij ons.”
Een dag of twee thuiswerken per week ideaal?
Nicholas Bloom, professor Economie aan Stanford University, onderzocht de effecten van flexibel werken vinden in samenwerking met Ctrip, een Chinees reisbureau met duizenden medewerkers. Een negen maanden durend experiment met een groep die thuis ging werken en een groep die op kantoor bleef, liet interessante verschillen zien.
Vergeleken met de groep die op kantoor bleef, werd de flexibel werkende groep 13,5% productiever. De thuiswerkers waren ook minder vaak ziek. Wel gaf een groot deel van de groep aan ook af en toe op kantoor te willen werken omdat ze zich anders afgezonderd voelden. Bloom concludeert dat een dag of twee thuiswerken per week misschien de ideale situatie vormt.
“De behoefte aan vijf dagen aanwezigheid op de werkplek ontstond toen mensen naar een fabriek moesten om producten te maken,” zegt Bloom. “Maar bedrijven die hun medewerkers nog steeds zo behandelen zijn steeds meer in het nadeel.”
3 Tips om effectief samen te werken op afstand
“Wat over het hoofd wordt gezien is de menselijke kant” schreef Laura-Jane Parker eind 2017 namens Post*Shift, refererend aan bijvoorbeeld de andere vorm van leiderschap die bij virtuele teams komen kijken. Uit een seminar met als thema ‘global virtual working’ destilleerde ze de volgende tips waarmee samenwerken op afstand effectiever wordt.
– Bouw vertrouwen op door transparante communicatie
Als je bij elkaar zit is het al belangrijk, en op afstand helemaal: onderling vertrouwen. Je kunt het ontwikkelen door middel van gerichte (digitale) communicatie, adviseert Parker: “Schep duidelijke verwachtingen van wanneer je werkt en waaraan je werkt, zodat ze passen bij de teamdoelen. Working Out Loud (als je aan een taak begint, er vooruitgang mee boekt en als je ‘m afrondt) en vragen stellen helpt om zichtbaarheid te bieden aan je teamgenoten, net als het reageren als iemand om input vraagt.”
– Creëer rituelen om het doel duidelijk te houden
“Leden van virtuele teams kunnen een gebrek aan urgentie ervaren van hun werk en het doel daarvan,” waarschuwt Parker terecht. “Als je daar niets aan doet, kan dat leiden tot verkeerde prioriteiten, lage betrokkenheid en uiteindelijk gedemotiveerde medewerkers.”
“Virtuele stand-ups, waarbij teamleden hun voortgang van de vorige dag en hun plannen voor de nieuwe dag met elkaar delen, en goed gebruik van online planningstools kan het team helpen om weer met elkaar op één lijn te zitten.”
– Leg de nadruk op resultaten
“Als je op afstand samenwerkt, kan het lastig zijn om je productiviteit te laten zien, zeker als het gaat om kenniswerk,” zegt Parker.
Ze vertelt wat ze daar bij Post*Shift aan doen. “Geïnspireerd door Agile verdelen we onze wekelijkse doelen in ‘leverbare’ taken: activiteiten die we binnen een geschat aantal uren kunnen afronden (of ‘leveren’). Als we op afstand werken, helpt dit om onze productiviteit te laten zien aan de hand van resultaten, in plaats van de tijd die je gewerkt hebt.”
Voordelen van digitaal samenwerken
Zo zie je dat je als manager aandacht dient te besteden aan zowel menselijke aspecten (autonomie aanmoedigen maar ook een groepsgevoel behouden) als organisatorische kwesties (heldere doelen en praktische afspraken)
Samenwerkingsplatforms – zoals de tools die Parker noemt – ondersteunen je op beide gebieden. Een mooi voorbeeld van een dergelijk platform is Teamwise. Je geeft mensen daarmee de middelen om altijd en overal hun werk te kunnen bespreken, te zien welke projecten en taken de prioriteit hebben, en elkaar te helpen.
Dat vraagt wel om aanmoediging, bijvoorbeeld door een communityspecialist, en door het goede voorbeeld van managers en leidinggevenden. Komt het platform op gang, dan ontstaat er door de tijd heen een waardevolle kennisbank. Met alle informatie, contacten en ideeën die je nodig hebt als je samenwerkt op afstand.
