Er zijn mensen die een enorme hekel hebben aan het deelnemen aan een workshop. Als ze verkeerd zijn opgezet en niet goed worden uitgevoerd kunnen ze verloren tijd en geld opleveren.
Maar wanneer ze goed georganiseerd zijn kunnen ze voor de deelnemers heel waardevol zijn. Voor het oplossen van een probleem, het bij elkaar komen om elkaars meningen te horen, om interactief iets te leren of aan te leren kan een workshop geweldig zijn.
Daarom is planning zo belangrijk. Met deze 6 tips haalt u het maximale resultaat uit een workshop.
1. Leg de doelstellingen vast.
Iedere workshop in Breda moet een doel hebben. Wilt u het huren van personeel door uw bedrijf vereenvoudigen? De managers leren hoe ze hun zaakjes beter kunnen organiseren? Zijn uw werknemers niet echt een team?
Veel workshops zijn weggegooide tijd omdat er geen duidelijk doel is dat de discussies voedt. Zonder duidelijk doel is het eigenlijk overbodig mensen bij elkaar te brengen.
2. Beslis wie er mee gaat doen.
Weten wie er mee doet staat in directe relatie met de doelstelling van de workshop. Wilt u een probleem oplossen op de werkvloer van uw bedrijf dan is een grote groep misschien wenselijk.
Maar wanneer uw bedrijf vijf heftruckchauffeurs heeft die iets bij moeten leren, dan is de workshop met vijf personen volledig.
Is de workshop zuiver educatief dan kan ook een veel grotere groep nuttig zijn. Het verdient wel aanbeveling een grote groep te verdelen in kleinere groepjes bij groepsgesprekken.
3. Kies een goede locatie uit.
Wanneer u tien deelnemers hebt en het is een theoretische workshop dan is een eenvoudige conferentiezaal ruim voldoende.
Maar bij vijftig of meer deelnemers moet u op zoek gaan naar een locatie die groot genoeg is, waarschijnlijk met logeermogelijkheden.
Denk bij het organiseren van een workshop goed na over de logistieke en praktische details van de workshop bij het kiezen van de locatie.
Gaat u visuele of audiovisuele hulpmiddelen gebruiken, en zo ja, kan iedere deelnemer die goed zien en goed horen? Hebt u bepaalde technologie nodig, en is die beschikbaar op de locatie? Hoe zijn de faciliteiten voor verblijf, ontspanning en het praktische deel van de workshop? Maar ook, is de locatie, zoals Wolfslaar, voor iedereen goed bereikbaar?
4. Stel een agenda op.
Nu u weet wat de doelstelling van de workshop is en wie de deelnemers zijn, kunt u beginnen met het opstellen van een schets over hoe u de doelstellingen van de workshop wilt gaan bereiken.
Het belangrijkste in die schets. Maak een lijst van de belangrijkste discussiepunten en verleng die lijst door ieder onderwerp op te breken in kleinere details, die u aan de deelnemers wilt overbrengen.
5. Gebruik visuele hulpmiddelen.
Maak ook een lijst van de visuele, audiovisuele of elektronische hulpmiddelen die u nodig denkt te hebben. Mocht u technische hulp nodig hebben dan kan die lijst de mensen helpen bij het bepalen waar ze zich op moeten concentreren.
Discussies en activiteiten. Neem de tijd om precies te beschrijven welke groepsdiscussies of activiteiten u wanneer precies in uw workshop wilt plaatsen. Hoeveel tijd stelt u ter beschikking voor iedere discussie of activiteit.
Verzeker u ervan dat de activiteiten goed zijn voor de grootte van de groep en dat de locatie de faciliteiten heeft voor de activiteit, vergaderzalen, maar ook bijvoorbeeld een voetbalveld.
Denk er aan; des te gedetailleerder uw plan des te zekerder kunt u er van zijn dat alle ook volgens het plan verloopt.
6. Ontwikkel een vervolgplan.
De enige manier om er achter te komen of uw workshop een succes is geweest is door een goed en gedetailleerd vervolgplan.
Stel daarvoor een vragenlijst op en overhandig die aan het einde van de workshop aan alle deelnemers. Geef ze ruim de tijd om hun mening te geven over de gang van zaken tijdens de workshop.
Dit is niet om uzelf angst aan te jagen, het is de enige manier om te leren van uw eigen fouten en vergissingen, de enige manier om te verbeteren, voor de volgende keer.
Het is ook belangrijk een plan op te stellen over wat u gaat doen met de informatie en beslissingen van de workshop. Gaat u die publiceren in een massa e-mail, op het intranet van uw bedrijf. Of zelfs via het internet?
De deelnemers willen weten wat er gaat gebeuren met hun harde werk en met de resultaten die ze bereikt hebben. Houdt ze dus op de hoogte, ook nadat de workshop afgelopen is.
