Een virtuele dataroom is een online omgeving waar bestanden, documenten en andere informatie kunnen worden opgeslagen en gedeeld. Hoewel een virtuele dataroom enkele overeenkomsten heeft met andere cloud storages services zoals bijvoorbeeld Dropbox, is het een totaal ander platform met veel branche specifieke voordelen die met name zijn gericht op veiligheid.
Voor veel ondernemingen biedt een virtuele dataroom voordelen ten opzichte van lokale opslag of andere cloudoplossingen. Managing-IT.nl bespreekt stap voor stap deze voordelen.
Veiligheid en controle staan voorop
Cloudopslag heeft het de laatste jaren zwaar te verduren gehad door hacks en inbraken op de accounts van bekende personen. Ten onrechte heeft dit ertoe geleid dat de cloud in het algemeen een slechte naam heeft gekregen.
Een virtuele dataroom werkt ook via de cloud, maar is juist bijzonder veilig.
Met een virtuele dataroom creëer je een digitale omgeving met een bijzonder hoog niveau van veiligheid, waarin gevoelige informatie kan worden opgeslagen en gedeeld tijdens de due diligence in een overnametraject. In tegenstelling tot veel andere cloudopslagdiensten, staat bij een virtuele dataroom de beveiliging dan ook voorop.
De bedrijven achter een virtuele dataroom, zoals Virtual Vaults, hebben veiligheidsmedewerkers die continu bezig zijn met het verbeteren en verder beveiligen van het platform.
Een andere functionaliteit is dat de gebruiker een hoge mate van controle heeft over deze digitale omgeving. Het is mogelijk om verschillende rollen voor gebruikers aan te maken, waarin specifieke rechten op documentniveau kunnen worden ingesteld per rol. Dit zorgt ervoor dat de specifieke personen die de data mogen inzien, ook de enige personen zijn die dit kunnen.
Derden toegang geven tot de virtuele dataroom
Als onderneming kan het zijn dat er op transactiebasis, projectbasis of als onderdeel van een langdurige samenwerking een derde partij toegang moet krijgen tot de virtuele dataroom.
Virtuele datarooms maken dit mogelijk, met beveiligde verbindingen en een gecontroleerde toegang tot de bestanden.
Het voordeel ten opzichte van traditionele datarooms (oftewel: fysieke, lokale servers), is dat het met een virtuele dataroom eenvoudiger is om andere partijen toegang te geven, zonder dat dit ten kosten gaat van de veiligheid van het platform.
Kosten, gebruiksgemak en inzicht
Er zijn nog meer voordelen aan een virtuele dataroom. Er zijn nog meer voordelen aan een virtuele dataroom. Zo is het mogelijk om precies te zien wie, vanuit welke rol, op welk moment een bepaald bestand heeft aangemaakt, bekeken, gedownload of bewerkt.
Deze mate van controle zorgt ervoor dat eventuele risico’s of fouten direct herkend kunnen worden, waarna maatregelen kunnen worden getroffen.
Een ander voordeel is dat een virtuele dataroom uiteindelijk goedkoper is dan een traditionele dataroom, simpelweg omdat een onderneming niet langer zelf servers moet aanschaffen en moet investeren in de veiligheid van het platform.
Het platform wordt verzorgd door een dataroom provider en kan naar wens worden ingericht. Dat is dan ook direct waar het gebruiksgemak naar voren komt: de technische kant wordt geregeld door de provider, terwijl de onderneming zonder uitgebreide technische kennis gebruik kan maken van de virtuele dataroom.
